FACTURAS Y RECIBOS

Albaranes, facturas, recibos,... son documentos administrativos, cuyo ámbito de uso es el mercantil. Como los anteriores formularios, los documentos mercantiles contienen una serie de datos que vienen dados por la legislación, en este caso, fiscal.

LAS FACTURAS

Una factura es un documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la operación.

Según la Agencia tributaria, los datos obligatorios que debe contener toda factura son:

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición y, en su caso, fecha de la operación.
• Nombre y apellidos o denominación del expedidor y destinatario
• NIF del expedidor y, en su caso, del destinatario, domicilio de ambos.
• Descripción de las operaciones.
• Tipo o tipos impositivos aplicados.
• Cuota repercutida.

Estos datos se estructuran en las cinco partes que se señalan en la imagen (clica en ella para agrandarla):

LOS RECIBOS

Un recibo es un documento que certifica que se ha pagado un servicio o producto. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. 

Datos que debe contener:

• Membrete: Contiene los datos identificativos del emisor, incluyendo el NIF  o el CIF.
• Nombre o razón social de quién hace la entrega. Aunque no tiene porque contener todos los datos fiscales.
• Número del recibo, debe ser correlativo.
• Lugar o localidad desde la que se expide el recibo y fecha de emisión.
• Importe:

• en cifras; normalmente se protegen las cifras con dos barras //, para evitar la suspicacia de que alguien añada algún número más.
• en letras. 

• Explicación del fundamento del pago. Este apartado es muy importante ya que deja constancia de la operación a la que va referida el pago
• Firma y sello (en el caso de ser empresa, empresario o profesional) de quien recibe el dinero. Es evidente que un recibo sin firma ni sello, no tiene ninguna validez mercantil.

Ejemplo:

                               (Clica en la imagen) 

Si domiciliamos un pago, es la entidad bancaria la que emite el recibo; para ver un ejemplo, clica en la imagen de la izquierda.

Clica en la imagen

CONVOCATORIA, orden del día Y ACTA

Esta clase de documentos se pueden considerar una carta circular interna, ya que las copias contienen datos comunes a todos los destinatarios. Cada reproducción se personaliza mediante la firma del remitente, que es el presidente, secretario o administrador del grupo o asociación, y el nombre de cada destinatario.

CONVOCATORIA

Esta clase de documentos se pueden considerar una carta circular interna, ya que las copias contienen datos comunes a todos los destinatarios. Cada reproducción se personaliza mediante la firma del remitente, que es el presidente, secretario o administrador del grupo o asociación, y el nombre de cada destinatario.

Convocatoria es un sustantivo derivado del verbo "convocar" y entre sus acepciones, hay que destacar dos:

• El documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas que figuran en la propia convocatoria
• La publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas u oranizaciones, como convocatorias para puestos de trabajo, un concurso, exámenes específicos, etc.

En función de la identidad del receptor, las convocatorias pueden ser:

• Abiertas: va dirigida a cualquier persona que pueda interesarle lo que se está anunciando.
  
• Cerradas: únicamente se convocan a los miembros de una comunidad determinada, como vecinos, acciones, trabajadores de una empresa, etc.

Las convocatorias cerradas presentan la siguiente estructura:

1. El título, en el que debe constar el tipo de reunión (consejo, asamblea, junta...) y el nombre del organismo, asociación o grupo que se reúne.
2. La convocatoria propiamente dicha, en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunión, se comunica el motivo de esta y se precisa la fecha, la hora y el lugar donde se celebrará.
3. El orden del día, que es la relación detallada de los asuntos que han motivado la convocatoria de la reunión. Lo habitual es que el primer punto a tratar sea la «Lectura y aprobación del acta de la sesión anterior» y que el último sea «Ruegos y preguntas».
4. El cierre, que suele comprender estos elementos: 
   

• La fecha y el lugar desde donde se escribe el comunicado.
• Antefirma (cargo) y firma de la persona que convoca,.
• Pie donde figura el nombre completo del destinatario de la convocatoria.

La convocatoria ha de enviarse con suficiente antelación para que los asistentes puedan acudir a la reunión y preparar adecuadamente los temas que se abordarán en ella. 

ACTA

El acta es el documento por el que se da fe de lo sucedido en las reuniones convocadas con carácter oficial, así como de los acuerdos tomados en ellas.

La redacción del acta se hace siguiendo el orden del día, que ha de figurar en la convocatoria de la reunión. 

Estructura del acta:

1. INICIO: título, número del acta, fecha, hora, lugar en el que se celebra la reunión, relación de asistentes y orden del día (tiene que ser el mismo que el de la convocatoria)
2. CONTENIDO: se recogerán -siguiendo el orden del día- las deliberaciones que afectan a los temas tratados, así como las de los acuerdos tomados; en definitiva, refleja el desarrollo de la reunión.
3. CIERRE: Se inicia con un expresión lexicalizada como "No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las horas minutos horas del día de la fecha", o bien "Sin más asuntos que tratar, se da por finalizada la reunión a las horas minutos horas del día de la fecha". A continuación, figurarán las antefirmas y firmas de quienes convocan la reunión y elabran el acta.

LA RECLAMACIÓN: INSTANCIA Y CARTA DE RECLAMACIÓN

Cuando una persona entra en conflicto o desacuerdo con una empresa, un profesional, un vecino, la administración...  que le ha vendido un producto o prestado el servicio, o simplemente molestado, puede poner de manifiesto los hechos solicitando una solución al conflicto planteado, presentando una reclamación.

Una reclamación, pues, consiste en una demanda a través de la cual intentamos que se nos resuelva un determinado problema. No es una denuncia; en una denuncia se busca una indemnización por los daños y perjuicios sufridos; en una reclamación no, solo que nos solucionen el problema.

Para ver la instancia al completo, clica aquí.

Anexo: Tratamientos protocolarios.

EL RECURSO

Al igual que la instancia, el recurso es un documento administrativo, con lo que tamabién pertenece al mismo un registro jurídico-administrativo, el cual se caracteriza por utilizar una lengua sujeta a unas reglas férreas.

El recurso es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado, denominado firmante (persona física o jurídica), no está de acuerdo. Por medio del recurso se solicita a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial.

Cuando una Administración pública dicta un acto o resolución, debe hacerlo según un procedimiento que viene establecido en la propia ley que regula el funcionamiento de las Administraciones Públicas y debe darle un plazo de reclamación al interesado, que suele ser de 15 días hábiles (no se contabilizan sábados, domingos, ni festivos). Si éste no presenta las alegaciones que estime oportunas en el término establecido, automáticamente se considera que acepta la resolución de la Administración.

ESTRUCTURA:

• Encabezamiento:

Se ponen los datos de la persona que realiza la solicitud, que debe ser la misma que firma el documento. Cuando el solicitante es una empresa o persona jurídica, se incluirán los datos de la misma junto con los de la persona física que la representa legalmente, y que firma la instancia.

El encabezamiento debe contener:

• Nombre y apellidos del recurrente.
• N.I.F.
• Domicilio para recibir notificaciones (El cambio de domicilio debe comunicarse, pues son válidas las notificaciones dirigidas al antiguo, si no consta el nuevo).
• Teléfono de contacto y e-mail.

• Cuerpo:

Es la parte fundamental del recurso. Se compone de tres apartados:

• Notificación de que se interpone recurso.  Identificación clara y precisa del acto que se impugna y Órgano que lo ha dictado, indicando el número de expediente en el que haya recaído dicho acto. Se debe acompañar fotocopia del mismo, salvo que sea imposible.

• Alegaciones que se consideren oportunas.

• Se ofrece una explicación detallada de datos, motivos, argumentos, etc., en relación con la petición que se va a realizar.
• Se inicia con la palabra ALEGACIONES, o ALEGA
• Cada alegación ocupa un párrafo independiente y hay que mencionar el hecho y argumentar por qué se recurre .
• Cuando hay varios párrafos suelen numerarse
• El último párrafo acabará con una coma (,), ya que aprovecharemos para enlazar con el apartado siguiente terminando con alguna expresión como:  ...por todo ello, ...es por lo que, ...y como consecuencia, , ...y por esto,
• Si adjuntamos a la reclamación algún documento para acreditar o justificar los argumentos, también lo haremos constar en el recurso.

• La solicitud propiamente dicha.

• Es consecuencia de los argumentos expuestos en el apartado anterior, y debe estar en consonancia con el mismo.
• Va encabezado con la palabra SOLICITO o SOLICITA.

• Cierre:   Se compone de tres apartados:
  

• La fórmula de despedida.
• Población y fecha, en letras; por ejemplo: Binéfar, veinte de febrero de 2005
• Firma.
• Denominación completa del cargo a quien se dirige el recurso, encabezado por el tratamiento protocolario que le corresponde, en mayúsculas. Por ejemplo: SR. ALCALDE DEL AYUNTAMIENTO DE BINÉFAR

Ejemplo:

ACTIVIDAD   COMO LA VIDA MISMA.(FASE 3: Una comunidad de pesadilla)